Som företagare måste du ha fullt fokus på att se och förvalta möjligheter. Men tillvaron är också full av hot. Risker du gör klokt i att ha koll på. Första steget är att identifiera dem. Men hur går man till väga? Vi frågade Olle Wulff, affärsutvecklare på Briab Brand och Riskingenjörerna, som hjälper företag att hålla reda på risker av alla upptänkliga slag.
– Vår spetskompetens härrör från fysiska olyckor så som bränder, explosioner och utsläpp av giftiga kemikalier. Metoden som vi använder bygger på att identifiera händelser, dess orsaker och konsekvenser. Det fina med denna metod är att den går att generalisera väldigt långt. Händelser kan egentligen vara av vilket slag som helst till exempel: ett strömavbrott, en sjukskrivning hos en nyckelkompetens, eller en plötslig minskning i efterfrågan på en tjänst eller produkt, berättar Olle.
Hur riskmedvetna skulle du säga att företag är i allmänhet?
– Det varierar naturligtvis, men jag vill påstå att de flesta verksamheter har hyfsad koll när det gäller kärnverksamheten. Ta ett industriföretag som varje dag hanterar ett antal farliga kemikalier i sin process. De är oftast duktiga på den hanteringen. Problemen uppkommer då det av olika skäl uppstår förändringar. Låt säga att det börjar hopa sig kartonger och förpackningsmaterial i någon del av lokalerna där sådant egentligen inte borde förvaras. Då kan det vara svårt att uppfatta det som en potentiell risk eftersom man har allt fokus på kemikalierna.
– Det där är ett väldigt vanligt fenomen – man har ögonen på bollen men tappar fokus på viktiga påverkansfaktorer i omgivningen. På samma sätt är man är medveten om sådant som händer ofta, som är en del av vardagen. Det som hände i går och i förrgår, det är lättare att förbygga. Det som händer sällan är man inte lika bra på att förhålla sig till.
Men det borde fler tänka på?
– Ja, du måste i alla fall vara medveten om riskerna. Det är det centrala. Hur du sedan bestämmer sig för att hantera dem är en fråga om bedömningar. Låt säga att de där kartongerna finns i ett råvarulager i en enkel avgränsad byggnad av relativt litet värde. Då kanske det inte behöver vidtas några direkta skyddsåtgärder. Men om förpackningsmaterialet skulle kunna orsaka en brand i hela produktionsanläggningen är läget ett helt annat. Då talar vi om att företaget riskerar att stå utan produktion i kanske två år. Vilket företag överlever det? Och dessutom står människors liv och hälsa på spel.
Samhället blir ju allt komplexare. Hur skulle du säga att riskbilden har förändrats över tid?
– En sak är ju att orsakssambanden blir svårare att identifiera och överblicka i en komplex kontext. Idag är ju allting uppbyggt på att elkraftsförsörjning och elektronisk kommunikation måste fungera. Och dagens nedbantade och effektiviserade supply chains har små marginaler om något händer, vilket snabbt kan få stora ekonomiska konsekvenser. Sårbarheten i avancerade tekniska system är också en riskfaktor.
– Den snabba spridningen av information är också en komplicerande faktor. När något går snett kan det bli viralt, vilket kan leda till att varumärket tar stor skada. För 50 år sedan passerade de flesta incidenter obemärkt. Utöver detta har vi en ny typ av digitala antagonistiska hot. Hacking kan ju användas både för att stjäla, förvanska eller förstöra information och system.
Hur ska man tänka för att förstå riskerna i den egna verksamheten?
– Det gäller att starta med det mest grundläggande. Att komma fram till vad verksamheten levererar för värden. Vad som är uspen om man så vill. När du har det klart för dig handlar det om att i detalj kartlägga de flöden som leder fram till den produkten eller leveransen. Vilka kritiska aktiviteter består de av? Och vilka resurser behöver vi för att kunna genomföra dessa aktiviteter? Och minst lika viktigt: Hur länge klarar vi oss utan en viss resurs och vad klarar vi oss absolut inte utan?
– I det skedet kan det krävas en teoretisk simulering eller övning för att se vad som händer om man blir av med olika resurser. Vilka blir konsekvenserna? Med utgångspunkt från utfallet får du sedan anpassa dina redundanser. Kritiskt för de allra flesta verksamheter 2018 är behovet av elkraft och elektronisk kommunikation.
Glöm inte de mjuka värdena
Mjuka värden är minst lika viktiga att inkludera i analysen. Olle Wulff menar rent av att bristande personalförsörjning utgör ett av största riskmomenten i dagens slimmade organisationer.
– Sjukskrivningarna ökar, inte minst till följd av utbrändhet. Finns det då inte backuper i form av extra personal att sätta in, riskerar fler anställda att gå samma öde till mötes. Att hålla alla anställda nöjda, glada och på en sund stressnivå är därför minst lika viktig riskhantering som att säkra internetuppkopplingen, säger Olle Wulff.
Enkel checklista för riskhantering
- Bestäm vilka som är de viktigaste och mest grundläggande värden som skapas i företaget.
- Kartlägg exakt vilka aktiviteter som möjliggör leveransen av dessa värden.
- Kartlägg vilka resurser som krävs för att genomföra var och en av de aktiviteterna.
- Utarbeta och implementera åtgärder för att säkerställa de nödvändiga resurserna. Detta moment omfattar allt från riskanalyser till konkret genomförande av åtgärdsplanen.
- Omvärldsbevaka och omvärdera. Omvärlden förändras ständigt, människor likaså. Lär av allt som händer både i den egna verksamheten och omvärlden och ompröva ständigt riskbilden och vilka åtgärder som krävs för att minimera den. Förebygg risker och olyckor, agera om något ändå händer –nära dig eller någon annanstans – och ompröva löpande. Det är en ständigt pågående process.