Vad är då viktigast att tänka på för att konferensen ska bli lyckad? Hur ska man resonera för att hitta en aktivitet som känns inspirerande, motiverande och utvecklande för hela personalgruppen? Vi bad en expert med lång erfarenhet från branschen att dela med sig av sina bästa tips.
Lena Larsson är tillsammans med Lena Schjött delägare på Konferensexperterna, ett företag som är helt nischat på att arrangera konferensresor till destinationer såväl i Sverige som utomlands. Lena Larsson har 30 års erfarenhet från resebranschen och har jobbat med såväl individuella resor som grupp- och äventyrsresor. På Konferensexperterna handlar det mestadels om konferensresor utomlands för hennes del.
Hur ser en typisk kund ut?
– Det är en företagskund som anlitar oss för att sy ihop ett trevligt evenemang. Ett sådant uppdrag omfattar oftast allt från att välja en bra destination till att hitta fungerande lokaler på plats och sätta ihop ett program med trevliga kringarrangemang som passar den aktuella gruppen. Ofta handlar det om rena konferensresor, men vi hjälper också kunder att ordna studie- och utbildningsresor.
Vad vill era kunder ha?
– Bra mat är viktigt – gastronomi ligger högt på kravlistan sedan flera år. Matupplevelserna ska helst kännas genuina och kopplade till destinationen. Det ska inte bara vara god mat utan mat som berättar något om platsen och kulturen.
– Träningsaktiviteter är en annan viktig faktor. Idag är det viktigt att det finns bra gym på plats, men också möjlighet att simma, jogga och kanske ha tillgång till spa. En del kunder vill få möjlighet till träning i grupp medan andra vill att det avsätts tid för individuell träning.
Själva researrangemangen blir också allt viktigare enligt Lena Larsson.
– Det gäller att hitta en bra och smidig transportlösning. Non Stop har mer och mer blivit det som gäller. Idag skulle jag säga att valet av destination i allt högre utsträckning styrs av vart man kan flyga utan att behöva byta plan.
– Väl på plats tycker våra kunder att det är viktigt att programmet och aktiviteterna är anpassat till destinationen. Att man verkligen får uppleva vad som är unikt med platsen. Åker man till München vill man ha en fest i bayersk anda med allt som hör till, och på konferensresan till Skottland vill man höra säckpipor.
Lena Larssons bästa konferenstips
- Tänk målinriktat
Vad vill ni ha ut av konferensen? Vad är syftet och vad vill ni uppnå? Ju tydligare ni tänker igenom och formulerar vad ni vill ha ut av investeringen desto större är möjligheterna att konferensen blir lyckad. Målen för aktiviteten är också avgörande för den fortsatta planeringen och de val ni måste göra. - Starta planeringen i god tid
Det är många bitar som ska klaffa. Tänk på att allting tenderar att ta längre tid än du tror. Ska ni resa bort är det de attraktivaste destinationerna som först blir fullbokade, och vill man anlita en bra föreläsare gäller det att vara ute i tid. Aktiviteter som är planerade under tidsnöd blir sällan framgångsrika. - Sätt en realistisk budget
Hela planeringen är beroende av att ni vet er budget. Försök att inte budgetera alltför snålt. En konferensresa är en stor investering, men kom ihåg att det som oftast kostar mest är produktionsbortfallet. När ni har beslutat er för att ta den kan det vara dumt att vara småsnål med kostnaderna för själva arrangemangen. - Tänk på att alla ska bli nöjda
Välj en destination som passar alla i personalgruppen. Visst, du kanske älskar att åka skidor. Men om inte alla delar ditt intresse kan det vara dumt att välja en skidort för konferensresan. Samma sak när ni planerar aktiviteterna på resmålet. Alla ska kunna känna sig bekväma. Är det till exempel självklart att alla uppskattar att bada tillsammans med sina kollegor? - Tänk på tekniken
Behöver ni en möteslokal på resmålet? Lista i så fall alla tekniska krav och tänk på att vi i Sverige ofta är bortskämda med utrustningsnivån. I utlandet är det långt ifrån självklart att konferensrummet är utrustat med projektor och annan teknik. Sådan utrustning måste ofta hyras på plats. Det vill du i så fall helst veta i förväg. - Ta hjälp
Det är ofta en god idé att ta hjälp av en oberoende konferensarrangör eller konferensresebyrå – med ett upparbetat kontaktnät. Ska någon på företaget sköta planeringen tar det tid och tid är pengar. Det är värt att ta med i beräkningen. Tänk också på att en konferensresebyrå har försäkringar som gäller för arrangemanget. Detta skydd har man inte om man bokar resan själv. Det är också viktigt att tänka på personliga försäkringar för deltagarna då deras hemförsäkringar sällan täcker resor i tjänsten. - Låt saker ta tid
Planera för att saker tar längre tid när de ska göras i grupp. Om ni är 40 personer behöver kaffepausen vara längre än om ni är tio. Även de som hamnar längst bak i kön ska hinna dricka sitt kaffe utan att sätta i halsen. Av samma skäl är det viktigt att välja aktiviteter och lokaliteter som är anpassade för gruppens storlek. Restaurangbesöket måste planeras annorlunda om det är 50 personer som ska få sin mat samtidigt än om det handlar om ett sällskap på fyra. - Var garderad
Se till att alltid ha en plan B. Visst kan det vara skönt att ha den där gruppdiskussionen ute i värmen. Men vad händer om det blir regn? Det gäller att ha en backup-lokal om det behövs. En väl genomtänkt konferens borgar för lyckade resultat.
