Andris har arbetat med kommunikationsfrågor på ledningsgruppsnivå i en rad stora företag och organisationer, bland annat SAS Sverige, Systembolaget, Luftfartsverket Arlanda och IBM Sverige.
Foto av Andris Zvejniek: Calle Wennerström
Idag är han partner i Stratvise – ett konsultnätverk inom ledarskap, management och kommunikation. Dessutom undervisar han i communication management på Berghs School of Communication.
Så hur ska man som ledare ta sig an den kommunikationsutmaning en samhällskris som exempelvis coronapandemin innebär?
Enligt Andris Zvejnieks är det viktigt att ha koll på de moderna rönen inom hjärnforskningen för att komma fram till ett bra svar på den frågan.
Primitiv mekanism i hjärnan
– För att leda och kommunicera i kris räcker det inte att ha koll på kommunikationsteori. Du kan vara hur bra som helst på att tänka strategiskt och en mästare på att upprätta kommunikationsplaner, men förstår du inte vad som händer i människors hjärnor i den här typen av situationer kommer du inte att göra rätt.
– I alla potentiellt hotfulla situationer triggas människans primitiva försvars- och överlevnadsmekanism igång. Forskningen visar att vi instinktivt möter hotet med någon av strategierna fight, flight eller freeze. När lejonet har upptäckt oss på savannen reagerar vi genom att gå till angrepp för att skrämma bort det, lägga benen på ryggen eller vara helt stilla. Vilken av strategierna vi väljer beror dels på personlighetstyp men också på hotets natur, säger Andris Zvejnieks.
Känslorna tar över
Den här mekanismen har i tiotusentals år hjälpt oss att överleva som art. Men den har ett pris. För när reptilhjärnan triggar igång fight-flight-freeze-systemet styrs vi nästan helt av känslor. Tillgången till de delar av hjärnan som styr logiskt tänkande och rationalitet skärs mer eller mindre av.
– Det här systemet skapades för att ge oss ett effektivt sätt att hantera yttre faror när vilda djur kunde hota oss till livet eller vad det kunde vara. Vi har samma hjärna nu som då, och därför är den här mekanismen lika stark. Och den aktiveras när vi upplever att ett hot är reellt och innebär en direkt fara för oss själva eller människor vi bryr oss om. Läser jag om en stor tågolycka på andra sidan jordklotet kommer den inte att aktiveras. Men däremot när jag inser att jag löper stor risk att drabbas av en potentiellt dödlig sjukdom som plötsligt finns i min direkta omgivning.
– Att under sådana omständigheter nå fram på rätt sätt med rätt budskap är en stor utmaning för ledare och kommunikatörer. Inte minst under en kris som den vi upplever nu. En kris som riskerar att bli långvarig. Därmed förlängs tiden av osäkerhet, något som kostar mycket energi och på sikt kan dränera företaget eller organisationen. I synnerhet som vi inte har någon erfarenhet att falla tillbaka på när det gäller något så abstrakt som ett virus som hotar såväl hälsa som ekonomi.
Konkreta budskap
Andris Zvejnieks viktigaste råd är att kommunicera handlingskraftigt och konkret. Gärna på ett sätt som går att tydliggöra i bilder eller metaforer.
– I ett sådant här läge vill alla kunna göra någonting konkret för att saker ska bli bättre. Så ta fasta på budskap med tydliga mål, om vi gör det här i vårt företag eller organisation kommer det att få positiv effekt på sikt. Var noga med att fokusera på ett fåtal konkreta budskap. Då ger du mottagarna chans att komma ihåg dem även under stress. Tänk Folkhälsomyndighetens mantra om att tvätta händerna och hosta i armvecket.
– Transparens är också avgörande under kriser. Kommunicera ut det du vet och ha regelbundna avstämningar så att alla känner sig uppdaterade och inkluderade. Var också tydlig med det du inte vet, men gör klart att du återkommer med information så snart den finns. Skapa också forum där medarbetarna kan lufta sin oro och uttala sina rädslor och farhågor och där du kan räta ut frågetecken och bekräfta viktiga observationer. Det minskar stressen i organisationen.
Positiva framtidsbilder
Andris Zvejnieks poängterar att komplexiteten under långvariga kriser gör det svårare att överblicka konsekvenserna.
– Att det är så mycket som är osäkert är ett hot i sig. För när vi inte vet har hjärnan en tendens att fylla ut tomrummet med det värsta tänkbara scenariot. Därför är det så viktigt att istället försöka skapa positiva framtidsbilder och få människor att styra sin energi till de konkreta saker de faktiskt kan göra.
Andris Zvejnieks fem tips för att kommunicera i långvarig kris
- Fokusera
Lägg maximalt fokus på att uppmuntra saker som var och en faktiskt kan göra för att saker ska bli bättre. Då minskar risken för att människor fastnar känslomässigt i det de inte kan påverka. - Ge hopp
Skapa positiva bilder och scenarier av hur framtiden kan bli om alla hjälps åt och konkret bidrar med det de kan. Positiva bilder är avgörande för att bryta känslan av hopplöshet. - Kommunicera regelbundet
Under en allvarlig kris kan det vara klokt att ha avstämningar varje dag. Uppdatera medarbetarna om vad som är beslutat och vad som är gjort. I det mindre företaget kan det vara fysiska möten eller videomöten i den större organisationen uppdateringar på intranätet. Kommunicera ut det ni vet och gör tydligt vad som gäller. Var transparent med att ni inte har alla svar, men återkommer när ni vet mer. - Var nära medarbetarna
Skapa kanaler för att hantera frågor och undringar. Låt alla medarbetare känna att ni tar deras oro på allvar. Under kriser är det viktigt att vara nära medarbetarna och fånga upp signaler om hur de mår. Under en pandemi gäller det att vara kreativ för att möjliggöra den närheten. - Ta dig tid för återhämtning
Glöm inte att ge dig själv som ledare tid för vila och återhämtning. Vid tryckfall i flygkabinen uppmanas du att själv ta på dig syrgasmasken innan du hjälper andra. Tänk likadant nu. Dränerar du dig själv på energi kommer du inte att kunna leda andra.