Enligt lag måste alla aktiebolag ha en styrelse, men styrelsens roll varierar mycket beroende på företagets storlek. I mindre företag är ägare, styrelseordförande och vd ofta en och samma person. Övriga medlemmar i styrelsen är inte sällan någon man har en släktrelation med. Kort sagt, många har en pappersstyrelse som har liten betydelse för driften av företaget.
Det är synd anser Lena Hasselborn som är specialist på små till medelstora, ägarledda bolag. Hon arbetar som auktoriserad revisor och styrelsecoach på revisions- och rådgivningsföretaget PwC och hjälper företagare att utveckla styrelsearbetet. Lena Hasselborn menar att utan en aktiv styrelse riskerar de viktiga strategiska frågorna att hamna i skymundan till förmån för de mer brådskande, operativa frågorna.
– Styrelsen ska jobba för att hjälpa ägaren att öka aktieägarvärdet i bolaget genom att kontrollera, leda och styra företaget i rätt riktning. En aktiv styrelse med externa ledamöter gör att kompetens, erfarenheter och kontaktnät breddas, säger hon och fortsätter:
– Styrelsen är ett viktigt bollplank åt både ägare och ledning. Med ett aktivt styrelsearbete förbättras ofta beslutsprocesserna inom företaget genom att beslut förbereds, tydliggörs och följs upp på ett bättre sätt.
Advisory board eller styrelse?
Hur vet du då om en utökad styrelse är något för ditt företag? Magnus Aronsson är vd på Esbri, en organisation som arbetar för att sprida forskningsbaserad kunskap om entreprenörskap, innovation och småföretagande. Han tycker att vissa bolag klarar sig utmärkt utan en aktiv styrelse. Är du någon som driver ditt jobb i företagsform som exempelvis många hantverkare gör, ja då är du kanske mer betjänt av att arbeta på att utveckla ditt nätverk:
– Att skaffa dig extern kompetens och bollplank kan du göra på andra sätt, till exempel genom ett advisory board. En revisor kan också ha en roll som bollplank och rådgivare i många bolag. Så tänk i genom vad du har för verksamhet i bolaget och vilket håll vill du gå åt.
Magnus Aronsson anser att de tillfällen då det lämpar sig att ta in externa medlemmar i styrelsen är när det finns en ambitionen att växa eller det finns ett behov av extern kompetens för att kunna utveckla bolaget. Likaså om du vill ta in externt kapital. Då kan omgivningen ha som krav att du tar in en aktiv styrelse eftersom det ger företaget en legitimitet.
– En utökad styrelse innebär en ökad formalisering och att det blir en extra kostnad eftersom styrelsemedlemmar ska ha ersättning. Dessutom blir det en annan dynamik. Du måste fundera på vad det innebär att fler har saker att säga till om gällande hur företaget drivs, säger Magnus Aronsson.
Hitta externa personer till styrelsen
När du har beslutat dig för att utöka styrelsen gäller det att hitta externa personer som kan tillföra ett värde till den strategiska driften av företaget. Lena Hasselborn tipsar om att Styrelseakademin har en kandidatbank där du kan annonsera efter lämpliga personer. Att leta på LinkedIn är ett annat sätt eller be om rekommendationer från ditt nätverk.
– Tänk på att efter en dom i Högsta Förvaltningsdomstolen 2017 ska styrelsearvoden beskattas som tjänst hos styrelseledamoten. Det går inte längre att fakturera arvoden via eget företag, istället sker utbetalningen i form av lön. Ett alternativ är att låta ledamöterna köpa in sig i bolaget, men det måste ske på marknadsmässiga villkor. Det är viktigt ur skattesynpunkt, säger Lena Hasselborn.
Tänk så här när du sätter ihop en styrelse från början!
Styrelsecoachens Lena Hasselborns bästa råd:
- Börja med att förkovra dig och skaffa tillräckliga kunskaper om styrelsearbete. Du måste förstå vilket ansvar och skyldigheter ledamöter i en styrelse har. Det finns bra utbildningar och kostnadsfria styrelseseminarier på sina håll, samt bra information på nätet.
- Fundera på vart företaget är på väg. Vilka visioner har du? Utifrån det ska du tänka igenom vilka kompetenser och erfarenheter som behövs. Räkna in vad du själv har för kunskap, vad behöver du komplettera med?
- Tänk mångfald när du sätter ihop styrelsen. Du vill inte ha ett gäng kopior av dig själv i styrelsen. Oftast är det heller inte bland familjemedlemmar och vänner du ska leta. Olika bakgrunder och kompetenser som kompletterar dig själv ihop med en jämn könsfördelning och bra mix av ålder är det optimala. En sak måste styrelsen dock ha gemensamt - att alla ledamöter ser till företagets bästa i varje beslut och kan samarbeta.
- Det är viktigt att du säkrar att alla har tillräckligt med tid att arbeta i styrelsen. Tänk igenom hur mycket tid du vill att styrelsen ska lägga ner det närmaste året. Det handlar inte om att sitta i en styrelse, det handlar om att arbeta i en styrelse.
- För att styrelsen ska kunna arbeta strukturerat och effektivt, börja på en övergripande nivå. Ta fram en årsplan, lägg in antal möten du vill ha. Minst fyra, men helst mellan sex och åtta möten. Fyll på med rubriker – alltså fokusområden – kring vad vill du ta upp på de olika mötena. Det kan handla om hållbarhet, strategier, digitalisering eller finansiering exempelvis.
- Sätt en realistisk och gärna tidsatt dagordning inför varje möte. Undvik att dra ren information på mötena – det ska alla ha läst på inför styrelsemötet. Påminn varandra om rätt fokus i arbetet. Prio ska ligga på diskussion, uppföljning och beslut. Risken är annars att man fastnar i detaljfrågor som handlar om nuläge eller dåtid. Då hinner man inte med de strategiska framtidsfrågorna. Med ett framåtriktat fokus kommer styrelsen att kunna främja företagets utveckling och öka aktieägarvärdet.
- Till sist: ha tålamod! Det är inte helt enkelt att gå från en pappersstyrelse till en aktiv styrelse. En styrelsecoach kan hjälpa till med övergången!