På ett aktivitetsbaserat kontor är det arbetsuppgifterna som styr var du arbetar. Du har ingen fast arbetsplats utan kan flytta runt utifrån den uppgift du jobbar med. Det finns olika miljöer speciellt anpassade för brainstorming, tyst arbete, möten och telefonsamtal. I ett aktivitetsbaserat kontor behövs det ofta mindre ytor än i traditionella kontor. Det gör att lokalkostnaderna kan minska, men det är inte enbart därför man inför ett aktivitetsbaserat arbetssätt.
Britt Lindqvist är utvecklingschef på Vasakronan som är det fastighetsbolag som kanske tydligast förknippas med den här typen av kontor. En av hennes arbetsuppgifter är att fungera som rådgivare åt ledningsgrupper i frågor som rör strategier och utveckling kring arbetsplatser och arbetssätt.
– Många jobbar fortfarande i stuprör, så en av de största anledningarna till att byta kontorsform är att företag vill öka samverkan och interaktionen mellan avdelningarna. För att bli framgångsrik i framtiden är tricket att samarbeta för att bli snabbare och kunna skapa innovativa produkter och tjänster till sina kunder. Allt går snabbare, då måste folk prata med varandra och mötas över avdelningsgränserna, säger hon.
Ett helt nytt arbetssätt
Aktivitetsbaserade kontor är mycket mer än en fysisk miljö, det är ett helt nytt sätt att arbeta. Om förändringen stannar på en ytlig nivå kommer de som jobbar där inte känna att miljön fungerar.
– Aktivitetsbaserat kontor används ofta lite slentrianmässigt. Egentligen är det ett arbetssätt som möjliggörs genom den här uppbyggnaden av den fysiska miljön. Men ofta implementeras det som en arkitektonisk lösning utan att arbetssättet förändras. Det är då som otrygghet uppstår, säger Johanna Bengtsson som är arkitekt SAR/MSA på BAU, en arkitektbyrå som arbetar med allt från kontor, bostäder till stadsutveckling och handelsprojekt.
Britt Lindqvist instämmer helt. När hon träffar en företagsledning brukar hon börja med att fråga varför de vill byta kontorsform. Aktivitetsbaserade kontor ska inte införas bara för att. Teknik, ledarskap och medarbetarskap måste vara i symbios. Har du inte ett digitalt arbetssätt kommer det inte att fungera. Likaså om ledarskapet är baserat på status istället för tillit, eller om medarbetarna inte får vara med och ge sin input och lotsas in i det nya arbetssättet.
– Cheferna måste ofta jobba på ett helt annat sätt. Vara mer synliga, lära känna medarbetaren, lära sig vilka som behöver mer uppmärksamhet. Har man inte förstått den biten kan medarbetare känna sig vilsna, menar Britt Lindqvist.
Många känner tveksamhet
Det aktivitetsbaserade kontoret väcker känslor. Många känner en tveksamhet inför förändringen, inte minst för att de känner sig påtvingade ett arbetssätt som de själva inte har fått välja. Det finns oro för att bli mindre sedd, att man kommer att sakna sammanhållningen inom sin grupp. Britt Lindqvist menar att det inte finns en lösning som passar alla. Kontoret och arbetssättet ska vara utformat unikt för företaget, kulturen, de utmaningar som de vill lösa och vilken mognadsfas de befinner sig i.
– Det är som vilken förändringsprocess som helst. Folk tar olika lång tid på sig att ta till sig förändringar. Det är därför det är så viktigt att ha ett tydligt och förankrat varför. Jag vill poängtera att de medarbetare som är mer skeptiskt lagda, de är en tillgång. De bidrar med ”hur har ni tänkt här då?”. Låtsas inte som att de finns, utan ta in dem i processen eftersom de ofta har relevant och konstruktiv input, säger Britt Lindqvist.
Johanna Bengtsson menar att det finns enkla saker man kan göra så att det aktivitetsbaserade kontoret passar fler. Det är viktigt att det finns möjlighet att dra sig undan och att man har något som känns som sin hemvist så som att man har ett privat skåp där man kan förvara sina saker.
– Det gäller att reflektera noga kring hur behoven ser ut. Enligt min erfarenhet gör de flesta för många stora mötesrum och alldeles för små miniarbetsrum. Följden blir att rummen för två eller fyra personer alltid är fullbokade, säger Johanna Bengtsson.
Fem tips om det aktivitetsbaserade kontoret
- Gör studiebesök på ett aktivitetsbaserat kontor och ta reda på hur det ser ut i verkligheten.
- Hur ser er verksamhet ut? Gör en grundlig analys av era behov. Kontrollera hur rumsbokningarna har sett ut under ett helt år. Vilka rum är alltid fullbokade? Vilka är det inte? Prata med medarbetarna om vilka irritationsmoment som finns och hur de kan lösas i det nya kontoret.
- Ha ett tydligt varför och kommunicera det. Ert varför måste vara väl förankrat i ledningsgrupp, bland mellanchefer och medarbetare. Alla behöver inte tycka om det, men de måste ges en möjlighet att förstå. Glöm inte att kommunicera ert varför löpande till nyanställda också.
- Var lyhörd. Involvera medarbetarna, de kan bidra med många bra lösningar och samtidigt blir det lättare att fånga upp människors oro. Skapa trygghet genom att ha många mindre arbetsrum och möjlighet till ett privat skåp.
- Ha en tydligt dedikerad projektledare. Ta hjälp av experter som har gjort det här förr, men se till att vara djupt involverad själv så att lösningen skapas utifrån era behov.