Är du chef och tycker att ledarskap på distans är utmanande är du inte ensam. Det visar en undersökning gjord på uppdrag av Office Management. Hälften av cheferna i undersökningen uppger att de har svårigheter med digitalt ledarskap, medan en tydlig majoritet av medarbetarna i samma undersökning svarar att de trivs med flexibiliteten och friheten som distansarbetet ger.
Lena Lid Falkman
InformaRedan 2014 skrev Lena Lid Falkman en bok om virtuella möten. Det skulle visa sig att hon var lite tidigt ute.
Omvärlden var inte riktigt mogen att överge det fysiska mötet. Men så kom då 2020 med en pandemi och allt ställdes på ända. Pandemin har blivit en disruption för ändrat beteende anser Lena Lid Falkman. Restriktionerna har snabbt förflyttat många av oss in i en konkret digitalisering.
Så vad innebär det för cheferna, hur ser ett bra ledarskap på distans ut?
– Fokus måste ligga på mål och mående. Det spelar ingen roll egentligen när på dygnet jobbet görs eller var man sitter när man jobbar, så länge man levererar i tid och levererar bra. Målet är inte hur många timmar medarbetarna jobbar utan leveransen och deras välmående, säger Lena Lid Falkman.
Värst för chefer med kontrollbehov
De största utmaningarna med att leda på distans anser Lena Lid Falkman handlar om att chefer inte får samma överblick.
– Jag vet många chefer som känner att de tappar kontrollen över både affärerna och medarbetarna. De vet inte vad som händer eller vad medarbetarna gör. Här är det bra att fråga sig om affärerna verkligen går sämre eller det kanske handlar om en känsla av förlorad kontroll, säger Lena Lid Falkman.
Att leda på distans har förstås också öppnat för en rad positiva möjligheter. En av dem är just att chefer tvingats släppa på kontrollbehovet. I början av pandemin var det inte helt ovanligt med chefer som ville ha möten både morgon och kväll för att kontrollera att medarbetarna arbetade när de skulle.
– Jag tänker att det med tiden har blivit lite mindre av den sortens kontroll som är till för chefens egen skull och inte för verksamhetens och affärens skull. Jag gillar också tanken på att distansarbetet har ökat möjligheten till individanpassning. Att chefer kan fråga medarbetare ”vad vill du ha, hur kan jag hjälpa dig?”. Någon behöver avstämning varje vecka. En annan en gång i månaden, förutsatt att allt fungerar.
Våga vara frågvis
En annan aspekt av hemmaarbetet som Lena Falk Lidman har noterat med oro, är att ohälsotalen nu stiger.
– Ja, jag kan vara orolig över ohälsan som verkar gå upp nu. I början av pandemin såg det betydligt bättre ut, men nu ökar särskilt den psykosociala hälsan enligt Previas siffror. Där tänker jag att chefer inte får vara för exekutiva, utan också empatiska. Människor har det tufft nu med oro för samhällsekonomin, för sina jobb, för gamla föräldrar och barn som pluggar hemma.
– När vi inte ser varandra på kontoret måndag till fredag är det svårare att känna och se när något är fel. Därför är en viktig del i ledarskap på distans att bli mer frågvis, våga fråga hur det går och hur medarbetaren mår.
På det stora hela ser ändå Lena Lid Falkman det ökade distansarbetet som en positiv förändring som hon hoppas vi tar med oss framåt.
– Självklart kommer vi en dag att vara tillbaka på kontoret och lösa problem ihop på fysiska möten, men jag hoppas att vi inte går helt tillbaka. Det finns ingen logik att åka över hela landet för en timmes möte när digitala tekniker fungerar så bra.
Praktiska tips till dig som leder på distans från Lena Lid Falkman
- Var både exekutiv och empatisk
Många har det kämpigt nu. Som chef måste du vara något mer inkännande än tidigare när ni sågs på kontoret varje dag och du lätt kunde se om en medarbetare alltid hoppade över lunchen eller inte var sitt vanliga jag. - Ha tillit till medarbetarna
Ställ frågan hur du kan hjälpa till. Undvik kontrollfrågor, sikta på stöttningsfrågor. Ha fokus på mål och mående. - Kommunicera om kommunikationen
Prata om hur ofta ska vi ha kontakt med varandra, och på vilket sätt. Många drunknar i digitala möten. Kan vi ha kortare möten eller mötesfria dagar så man har tid att utföra jobbet? - Bestäm vilka kanaler ni hörs på
Det finns fantastiska digitala kanaler nu, men risken är att vi använder för många. Det är mejl, sms, Messenger, Slack, inboxen på Linkedin, Trello, Teams. Det blir lätt väldigt förvirrat och många ställen att kolla av. Bestäm vad som fungerar, hur vi arbetar med Teams, vilka som ska vara med i mejlkedjor och så vidare. - Prata om vad som händer när vi kommer tillbaka till kontoren
De flesta kommer antagligen att vilja ha en friare mix av hemmaarbete och kontorsarbete. Så hur ska vi säkerställa att vi faktiskt ses när vi är på kontoret? Här krävs det dialog och sedan tydlighet från dig som chef, ”i vårt team behöver vi vara två dagar på kontoret per vecka och en av de dagarna måste vara onsdagar”.