Almega är Sveriges ledande arbetsgivarorganisation för tjänstesektorn. Här är Jenny Moberg HR-chef och just nu jobbar hon mycket med frågor som rör återgången till kontoren och hur man skapar de bästa förutsättningarna för medarbetarna. Hon tror att det finns många lärdomar att dra efter den här unikt långa perioden med hemmaarbete.
– Vi behöver ta tid att fundera på vad vi har lärt oss. Det kommer att ta ett tag innan det går att dra slutsatser. Naturliga frågor att ställa är förstås vad har fungerat, vad har inte fungerat, vad vill vi ta med oss och förstärka i framtiden, hur ska vi organisera oss med lärdomarna från pandemin och vilka lokaler kommer vi att behöva, säger Jenny Moberg.
En sak står klar, varje medarbetare kommer att återvända med sina unika känslor, ingångsvärden och perspektiv.
– Jag tror det är viktigt att ha respekt för varje medarbetares individuella erfarenheter från pandemin. Vissa kan ha mist en anhörig, själva varit sjuka eller kanske gjort stora livsförändringar som att de har flyttat eller skilt sig. Alla kommer inte tillbaka med samma inställning och mående. Som chef måste du vara extra lyhörd under återgången och kunna möta oro och frågor.
Transparens och tillgänglighet
Det är inte bara de mjuka värdena som är viktiga utan också de hårda som regleras av arbetsmiljölagstiftningen. Det behöver göras en riskbedömning inför återgången.
– Att minimera risken för smittspridning är förstås a och o. Det påverkar allt från hur vi ska sitta på kontoret till städrutiner. Här är det extra viktigt att kommunicera till dina medarbetare vilka åtgärder ni har vidtagit inom organisationen. Transparensen behöver vara maximal så att alla kan känna sig trygga att jobba från kontoret igen.
Jenny Moberg tror att ledare kommer att möta nya krav och förväntningar från medarbetarna. Chefer behöver kliva fram, vara närvarande och tillgängliga för att kunna fånga upp och bekräfta. Samtidigt kan inte man som ledare sitta på alla svaren från början. Det här är en situation vi aldrig förr har upplevt.
– Som chef eller arbetsgivare har man stor nytta av att ha en handlingsplan eller någon form av checklista. Den ska innehålla vad ni ska fokusera på i vilken ordning och vem som ansvarar för vad. Det underlättar helt klart, säger Jenny Moberg.
Inget färdigt recept
En sak som Jenny Moberg tycker att man mentalt ska ta med sig, är att vi alla agerar så bra vi bara kan utifrån den kunskap vi har vi det givna tillfället. Det är lätt att vara efterklok.
– Allt vi kan göra är att utgå från den kunskap och fakta vi har just nu. Sedan får man testa sig fram och utgå från sin egen verksamhet. Det finns inget recept som kommer att passa alla utan du får tänka igenom vad ni behöver för att få just er verksamhet att fungera optimalt. Utgå från ert uppdrag och de förväntningar som finns på och i organisationen.
Tre tips inför och under återgång till kontoret
- Ta tid för reflektion och betrakta vilka lärdomar man har gjort genom att utvärdera ert distansarbete. Vilka lärdomar tar vi med oss? Mycket har säkerligen fungerat bra, kanske till och med bättre än innan coronapandemin, medan annat har fungerat mindre bra. Vilka arbetssätt vill vi behålla och göra ännu bättre?
- Gör en handlingsplan. Ha en struktur så att du vet vem som gör vad och hur prioriteringsordningen ser ut. Tänk på att planen behöver revideras under resan gång.
- Utgå från din verksamhets behov. Det är lätt att snegla för mycket på hur andra gör. Det kan vara bra för inspiration men det går inte att kopiera rakt av. Utgå från era förutsättningar, ert uppdrag och era medarbetares behov.