Den största förändringen inom lönehanteringen sedan 1980-talet. Ja, så beskriver Skatteverket den kommande övergången till arbetsgivardeklaration på individnivå. De nya reglerna gäller sedan halvårsskiftet för de bolag som har personalliggare och med fler än 15 anställda. Från den 1 januari gäller reglerna även alla resterande företag. Så vad handlar reformen egentligen om?
Precis som idag ska arbetsgivare varje månad lämna in en arbetsgivardeklaration. Skillnaden är att de löneutbetalningar och skatteavdrag som görs ska redovisas per person och månad. Lönespecifikationerna ersätter därmed den årliga kontrolluppgiften från och med inkomståret 2019.
Pia Thörnroos Blank är rättslig expert på Skatteverket. Hon anser att den löpande rapporteringen som kopplas till person ökar tydligheten. Något som gynnar alla parter på arbetsmarknaden. Det är inte längre möjligt att rapportera en klumpsumma per månad, utan alla inbetalningar och avdrag måste kopplas till individer. Allt för att det ska bli enklare att göra rätt och svårare att fuska.
– Den individuella arbetsgivardeklarationen blir också ett sätt att bekämpa svart arbetskraft så att företag kan konkurrera på lika villkor. Eftersom arbetsgivaravgiften och skatteinbetalningarna inte har varit kopplade till person på månadsbasis har det varit svårare att upptäcka de som inte gör rätt för sig, säger Pia Thörnroos Blank.
Fler fördelar
Att komma åt fusk är en viktig fördel, men finns det fler fördelar? Pia Thörnroos Blank lyfter fram de anställdas perspektiv. I dagens gig-ekonomi blir det allt vanligare att anställda tar tidsbegränsade uppdrag vilket gör det vanligare med flera arbetsgivare under ett år. Med reformen blir det lättare att kontrollera att arbetsgivaren har gjort rätt.
Vissa företag har haft problem att få de klumpsummor som redovisats under året att stämma med det som redovisats i kontrolluppgifterna på personnivå. En del har betalat in för mycket, andra för lite. Med de nya reglerna blir det avstämt och klart varje månad.
– Det tunga arbetet med att gå tillbaka ett helt år i tiden om den årliga kontrolluppgiften inte stämmer försvinner. Den anställde kan varje månad gå in på ”Mina sidor” hos Skatteverket och kontrollera att det som står på lönespecifikationen överensstämmer med de summor som företaget har betalat in, säger Pia Thörnroos Blank.
Mindre flexibilitet
Srf konsulterna är en branschorganisation som samlar auktoriserade lönekonsulter och redovisningskonsulter. Här arbetar Catrine Dahl som bland annat är utbildningsansvarig inom lön. Hon sitter också med i Srf Lönsam, en grupp som arbetat med Arbetsgivardeklaration på individnivå sedan 2015. Srf Lönsam består av de flesta av marknadens programvaruleverantörer inom lön och har fungerat som bollplank till Skatteverket. Även Catrine Dahl ser positivt på förändringen. Hennes förhoppning är att reformen ska förenkla och minska arbetet på lönekontoren när löneprocessen förändras. Men som med alla förändringar finns det utmaningar. Tidigare fanns det ett visst utrymme för arbetsgivaren att rätta felaktiga uppgifter i kommande månads arbetsgivardeklaration om man exempelvis råkat betala ut för mycket i lön till den anställde. Det nya systemet kommer att ställa högre krav på att det blir rätt från början och att regelverket efterlevs.
– Det skulle kunna leda till att den anställde blir återbetalningsskyldig och då inte bara för utbetald nettolön utan även för den skatt som har inbetalats till skatteverket, det vill säga bruttobeloppet. Skattefordran regleras sedan senast vid nästa deklaration då den anställde får tillbaka skatten, men det kan innebära att personen får ligga ute med pengar en lång tid, säger Catrine Dahl som själv är auktoriserad lönekonsult.
– Det är inte förrän man har signerat och låst sin fil med informationen hos Skatteverket som det inte går att ändra längre, så det blir viktigare för de anställda att ha koll på sin lönespecifikation så att man hinner rätta innan skatten betalats in, säger Catrine Dahl.
Tänk på det här som arbetsgivare
Januari 2019 blir en hektisk månad eftersom kontrolluppgifterna för 2018 finns kvar, samtidigt som det nya rapporteringsförfarandet ska införas. Det finns all anledning att arbeta proaktivt så att det är tydligt vad som ska göras. I många företag finns det behov av att se över processer och rutiner kring lönearbetet så att det möter det nya rutinerna och minimerar risken för felaktigheter.
Glöm inte att informera de anställda om förändringen eftersom det blir viktigare att lönespecifikationen blir rätt från början. Många tittar inte på sin lönespecifikation idag så det här blir en möjlighet att ta ett vidare grepp om sin ekonomi.
Programvaruleverantörerna har arbetat länge med att förbereda lönesystemen, men det kan vara bra att undersöka hur förändringarna ser ut just i ert system.
Och tänk på det här som anställd
Som anställd blir det möjligt att genom kontroll av sin månadsvisa lönespecifikation upptäcka eventuella fel så fort som möjligt. Du kommer själv att kunna gå in på skatteverkets hemsida under Mina sidor för att se att det du har fått på din lönespecifikation faktiskt också har rapporterats in till Skatteverket.
Fakta
- Arbetsgivare med personalliggare
Företag inom restaurant, bygg, tvätteri och frisör som ska föra personalliggare och har 16 anställda eller fler ska börja redovisa på det nya sättet från och med de utbetalningar som görs 1 juli 2018 och framåt. Observera att av byggföretagen är det bara de med SNI-kod 41 som omfattas av detta datum. - Övriga arbetsgivare
Från 1 januari 2019 gäller de nya reglerna, så den första arbetsgivardeklarationen på det nya sättet blir den som ska redovisas i februari 2019.