Häng med så ska vi låta honom förklara. Dessutom kommer han att dela med sig av några tips om hur du kan göra dina möten bättre. Christoph Haug är lektor i sociologi vid Göteborgs universitet. Han har forskat om möten i över tio år. Just nu studerar han hur människor samarbetar i fysiska möten. Dessutom driver han Kunsido – ett diskussionsforum på nätet för forskare och andra som intresserar sig för möten.
– I inledningen av min forskarkarriär tittade jag på beslutsprocesser inom sociala rörelser. Under det arbetet kom mitt intresse att förskjutas från besluten till själva mötet som företeelse, det är ju det som möjliggör besluten, säger Christoph Haug.
Numera är det möten i sig som är i fokus för hans forskning. Något som han menar är relativt ovanligt.
– Det är inte ovanligt att forskare deltar i möten för att samla in material, men dessa kollegor skulle inte beskriva sig som mötesforskare eftersom de i grunden är intresserade av något annat. Till exempel beslutsprocesser, ledarskap eller någon annan aspekt. Jag och andra mötesforskare intresserar oss mer för vad som händer under mötet och hur det organiseras.
Viktigt att styra debatten
En sådan aspekt är hur mötet bestämmer vem som ska ha ordet. En viktig fråga eftersom den ofta har avgörande betydelse för hur mötet avlöper och hur produktivt det blir.
– Frågan är hur mycket mötesledaren ska styra över den saken. Utan styrning kommer mötet att domineras av dem som vill ta mest plats. Men det är inte säkert att det är de som har de mest värdefulla förslagen. Vid sådana möten finns det också risk för att vissa frågor aldrig kommer upp på bordet, då de inte passar in. Man kan ju inte bara säga vad som helst precis när som helst under ett möte utan det ska relatera till det som sagts av den som hade ordet innan, säger Christoph Haug.
Talarlistan kan lösa problem
Med en talarlista blir det enklare att hoppa in i samtalet och fler får säga sitt.
– En bra modell är att mötesordföranden ger förtur till dem som ännu inte har yttrat sig. Man kan också tillämpa ett system som innebär att den som vill ha ordet håller upp antingen ett eller två fingrar. En tvåa betyder att personen vill komma med ett inpass till det som sägs just då. En etta betyder att hen vill ta upp ett helt nytt ämne. Då antecknas personen till listan och får ordet när det aktuella ämnet är slutdiskuterat.
– Fördelen med en sådan mötesordning är att den öppnar för en större diversitet. Fler vägar blir synliga och färre frågor riskerar att tappas bort. Vilken modell man ska välja beror på mötets karaktär och inte minst på målsättningen för mötet. Är det ett allmänt diskussionsmöte eller handlar det om att komma till beslut i ett eller flera specifika ärenden?
Skapar gemensam förståelse
– Många tänker nog att möten främst är ett redskap för beslutsfattande. Visst, det är en viktig funktion, men tittar man på vad som faktiskt händer under möten handlar det mycket oftare om ”sensemaking” än ”decision-making”. Möten skapar en gemensam förståelse för processer som är viktiga för verksamheten, säger Christoph Haug.
Hur var det då med mötets förmodat dåliga rykte? För visst är det lätt att komma till den slutsatsen med tanke på alla undersökningar av typen ”dåliga möten kostar X gånger mer än sjukfrånvaron”.
– Frågeställningen är relevant, men vad jag vet har det inte gjorts några vetenskapliga undersökningar om hur mycket pengar som slösas bort på dåliga möten. Däremot beställs den sortens undersökningar vanligtvis av aktörer som säljer mötesrelaterade tjänster.
– Själv misstänker jag att det finns en kultur som gör att det är legitimt att klaga över möten. Har du varit på bio och någon frågar om filmen är standardsvaret att ”den var bra”. Tyckte du inte det krävs det en motivering till varför filmen var dålig. Handlar det om ett möte är det precis tvärtom. Då upplevs det som fullt naturligt att bara säga att mötet var dåligt, trist eller meningslöst. Var det bra behöver du motivera det. Till exempel med ”det var faktiskt riktigt bra, vi löste flera problem”.
– Men när möten kritiseras i allmänna ordalag tror jag ofta att problemet ligger någon annanstans. Kanske är man missnöjd med sina arbetsuppgifter, eller så handlar det om att man inte gillar sin chef, eller att man har problem med någon av mötesdeltagarna. Sådana saker är mycket svårare att prata om än att avfärda frågan med att mötet var dåligt, säger Christoph Haug.
Har du några tips till organisationer som vill förbättra sina möten?
– Mitt grundtips är att strunta i att leta efter färdiga recept och mallar. Visst kan man köpa en färdig lösning för effektivare möten om det känns bra, men jag tror att själva processen med att fundera över den egna möteskulturen ger väldigt mycket i sig.
Här är Christoph Haugs fem tips för bättre möten
- Börja med att prata om era möten. Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra? Ta vara på det positiva och hitta kreativa vägar att komma runt problemen genom att prova olika mötestekniker.
- Var noga med att ha ett tydligt syfte och mål för varje enskilt möte, och kommunicera det till deltagarna i förväg så att de kan förbereda sig på rätt sätt.
- Testa att använda talarlista. Mötesordföranden håller koll på vilka som har begärt ordet och ger förtur till den som inte haft det förut. På det sättet är det större chans att alla kommer till tals och inga viktiga frågor glöms bort
- Mötets ordförande behöver inte vara chefen. Att vara chef är en sak och att vara en bra mötesledare är en annan.
- Ta vara på era egna ”mötesexperter”. I varje organisation finns det medarbetare som är extra intresserade och funderar mer på mötesfrågor än andra. Se dem som en resurs. Lyssna på och ta tillvara deras synpunkter.