Pernilla Lundqvist är partner och redovisningsspecialist på EY samt ordförande i FAR:s strategigrupp Redovisning och FAR:s operativa grupp Finansiell rapportering/redovisning. Pernilla Lundqvist har även själv deltagit som ämnesexpert i utredningen bakom förslagen till en moderniserad bokföringslag. Utredningen har letts av Kristina Alsér, ordförande i Tillväxtverket.
Pernilla Lundqvist
– Vi är många som länge drivit frågan om att bokföringslagen behöver moderniseras. Reglerna om bokföring är väldigt eftersatta och har inte hängt med i den utveckling som skett i samhället. Framförallt går bokföringslagen i otakt med digitaliseringen. Både sett till den digitaliseringen som skett i företagens verksamheter och den teknik vi har idag för att sköta redovisning och revision. Det behövs ett regelverk som är fullt anpassat till dagens förutsättningar, säger Pernilla Lundqvist.
Digitalisering av kvitton och fakturor
Ett av utredningens uppdrag var att titta närmare på reglerna för arkivering av pappersmaterial. Idag behöver kvitton och fakturor sparas så som de kom till företaget, alltså i sin ursprungliga form. Även om du skannar eller fotograferar underlaget och har det digitalt i ditt redovisningssystem, måste du ändå spara pappersdokumentet innevarande år plus ytterligare tre år. Det måste dessutom finnas en koppling mellan det digitala underlaget och ditt papperskvitto så att det blir spårbart.
Pernilla Lundqvist påpekar att Sverige är ensamma bland jämförbara länder i Europa om att ha kvar krav på arkivering av pappersmaterial. Hon och många med henne anser att det är ett konkurrenshinder som gör att svenska företag inte fullt ut kan utnyttja fördelarna med de digitaliserade bokföringsverktyg som finns på marknaden.
Arbetet med all arkivering är dessutom resurskrävande. Enligt en särskild konsekvensanalys om företagens arkiveringskostnader, som genomförts av bland andra LRF, Svenskt Näringsliv och FAR i samråd med utredningen, skulle de beräknade förenklingsvinsterna kunna uppgå till 3,9 miljarder kronor per år.
Utredningens förslag avseende bokföringslagen
Så här lyder några av utredningens förslag:
Företag som överfört räkenskapsinformation till en annan form (exempelvis elektroniskt format) på ett säkert sätt inte behöver spara räkenskapsinformationen i dess ursprungliga form (till exempel pappersformat). Det innebär att företaget kan förstöra den originalet direkt efter överföring, istället för att som idag vänta till det fjärde året.
Bestämmelsen om överföring av räkenskapsinformation bör ändras genom att kravet på överföring på ett betryggande sätt ersätts med ett krav på att överföringen endast ska få genomföras om den inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Ändringen är ett förtydligande av det nuvarande kravet.
Språket i 7 kap. bokföringslagen bör moderniseras, bland annat genom att termen maskinläsbart medium ersätts med elektroniska handlingar samt att begreppet mikroskrift utmönstras.
Räkenskapsinformation även fortsättningsvis ska sparas i Sverige.
Bestämmelserna om årsbokslut föreslås inte förändras. Även i fortsättningen måste alla bokföringsskyldiga företag göra årsbokslut.
Vad händer nu?
Ursprungligen skulle förändringarna i bokföringslagen börja gälla 1 juli 2022, men det har blivit stora förseningar och besked saknas om förändringarna verkligen kan genomföras i juli som planerat.
Klart är i alla fall att Pernilla Lundqvist hade önskat en mer omfattande översyn av bokföringslagen. Mycket mer omfattande.
– Inte bara jag utan de flesta i branschen anser att utredningen bara tar upp en liten delfråga, det här med arkivering. Och om man nu ändå tittar på arkivering är det en brist att utredningen inte berör problemet med att räkenskapsinformation måste sparas i Sverige, säger Pernilla Lundqvist och fortsätter:
– Allt fler företag använder sig av en centraliserad redovisningsfunktion som är förlagd till en eller flera gemensamma serviceställen utomlands. Reglerna vi har idag innebär att en viss typ av verifikationer bara tillfälligt får förvaras utomlands. Det försvårar att servern inte kan vara placerad i vilket land som helst. Detta önskar jag att utredningen hade gått närmare in på och försökt hitta lösningar på.
Sammanfattningsvis får vi alla tills vidare fortsätta att arkivera kvitton och liknande bevis på transaktioner i pappersformat. Men håll utkik runt 1 juli, för ändringar kan tillkännages med kort varsel. För dig som vill läsa utredningen i sin helhet så hittar du den på regeringens hemsida: utredning N 2020:03 Förenkling för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen.